Tietosuojaseloste

Evästeet

Verkkosivustomme ei kerää eikä tallenna käyttäjistä ilman käyttäjän suostumusta sähköpostiosoitteita tai mitään muita henkilökohtaisia tai tunnistettavia tietoja.

Verkkosivustolla käytetään vain verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.

Statistiikka

Verkkosivustolla on käytössä statistiikka. Statistiikka ei käytä evästeitä, eikä dataa välitetä kolmannelle osapuolelle, eikä yksittäistä kävijää voi tunnistaa, koska kaikki IP-osoitetiedot on anonymisoitu. Sivuston statistiikka kerää sivuston käytöstä yleisiä tilastotietoja ja on sivuston kehittämisen kannalta välttämätön.

Rekisteriseloste

Sateenkaariperheet ry / 227 8089-6

Laatimispäivämäärä 17.5.2018. 

Päivitetty 4.11.2022

1. Rekisterinpitäjä
   Sateenkaariperheet ry
   Hämeentie 29
   00500 Helsinki
   www.sateenkaariperheet.fi
   info@sateenkaariperheet.fi
   
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   Toiminnanjohtaja Juha Jämsä
   juha.jamsa@sateenkaariperheet.fi, 044 997 1956
3. Rekisterin nimi
   – Jäsenrekisteri (Seta ry:n keskitetty jäsenrekisteri / FloMembers-rekisteri, Flo Apps Oy.  Rekisterin tietosuojaseloste >> Sateenkaariperheet ja Seta ovat allekirjoittaneet keskinäisen sopimuksen, jossa sovitaan henkilötietojen käsittelystä rekisterissä.)
   – Uutiskirjeiden tilaajat -osoitteistot (Mailchimp, Surveypal, Seravo)
   – Uudet ja eroa pyytävät jäsenet kuluvalta vuodelta (Excel-taulukko)
   – Laskutus -osoitteisto (Netvisor-taloushallinto-ohjelma / Visma Solutions Oy)
   – Tapahtuma-, koulutus- ja leiri-ilmoittautumiset (FloMembers, Surveypal Oy)
   – Vapaaehtoisrekisteri (Surveypal Oy, Office365)
   (sis. Kaikkien perheiden Suomi, Perhesuhdekeskus ja Väriä perhehoitoon -hankkeet)
   – Perhesuhdekeskuksen ajanvaraukset (Office365, Bookings)
   – Perhesuhdekeskuksen asiakastapaamiset tilastoidaan nimettömästi, eikä näistä muodostu henkilörekisteriä (Surveypal Oy).
   – Kumppanuusvanhemmaksi.fi-palvelun asiakasrekisteri (Seravo Oy)

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
   – Jäsenrekisteriin kerätään tiedot yhdistyksen jäsenistä. Jäsenmaksulasku lähetetään sähköpostitse ja tarvittaessa kirjelaskuna kotiosoitteeseen. Uusille jäsenille lähetetään infopaketti kotiosoitteeseen. Sähköpostitse jäsenille lähetetään uutiskirje n. 6 kertaa vuodessa. Jäsenille lähetetään sähköpostitse tietoa jäseneduista ja tapahtumista sekä ajankohtaisia ilmoituksia järjestön toiminnasta. Harkinnan mukaan jäseniä voidaan tiedottaa myös järjestön ulkopuolisista tärkeistä tapahtumista, lakimuutoksista tms. Jäsenrekisterin osoitteistoa ei luovuteta eteenpäin.
   – Sateenkaariperhe-uutiskirjeen tilaajille ja yhdistyksen jäsenille lähetetään uutiskirje n. 7 kertaa vuodessa, ja yhdistyksen tiedotteet. Kumppanuusvanhemmaksi-hankkeen uutiskirje lähetetään noin 4 kertaa vuodessa. Osoitteistoja ei käytetä mihinkään muuhun, eikä luovuteta eteenpäin. Uutiskirjeiden tilaukset otetaan vastaan Mailchimp- ja Surveyspal ohjelmistojen ja kumppanuusvanhemmaksi-hankkeen verkkosivujen kautta.
   – Uudet ja eroa pyytävät jäsenet -lista kerätään ainoastaan yhdistyksen hallitukselle hyväksymistä varten. Uudet jäsenet hyväksytään ja erot myönnetään 2 kertaa vuodessa, ja lista poistetaan aina kuluvan vuoden aikana.
   – Laskutusosoitteistoon lisätään aina automaattisesti, kun henkilöä laskutetaan (esim. leirimaksut, kirjatilaus, koulutukset). Osoitteistoa käytetään ainoastaan laskutustarkoituksiin eikä luovuteta eteenpäin.
   – Tapahtuma-, koulutus- ja leiri-ilmoittautumiset kerätään FloMember- ja Surveypal-kyselyinä. Tietoja käytetään ainoastaan kyseessä olevasta tapahtumasta tiedottamiseen ja laskutukseen. Myös kirja- ja materiaalitilaukset otetaan vastaan Surveypal-kyselynä. Laskutustiedot siirretään laskutusosoitteistoon ja kyselyiden tiedot poistetaan käsittelyn jälkeen.
   – Vapaaehtoisrekisterin tiedot vapaaehtoisista kerätään Surveypal- ja Office365-kyselyinä ja siirretään excel-taulukoihin. Tietoja käytetään ainoastaan vapaaehtoistoiminnan koordinointiin eikä luovuteta eteenpäin.

– Perhesuhdekeskuksen ajanvaraustietoja käytetään ainoastaan ajanvarauksien hallintaan, eikä niitä yhdistetä nimettömään asiakastilastointiin eikä luovuteta eteenpäin.

– Kumppanuusvanhemmaksi.fi-palvelun tietoja käytetään ainoastaan yhteydenottamiseen käyttäjään sääntöjen ja käyttöehtojen rikkomuksissa eikä luovuteta eteenpäin.

1. Rekisterin tietosisältö
   – Jäsenrekisteri: nimi, yhteystiedot ja kotipaikka, jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto), kieli, syntymäaika ja sukupuoli, luottamustoimet järjestössä, vapaaehtoisroolit, tiedot osallistumisesta jäsenjärjestön tai Seta ry:n järjestämiin tapahtumiin (mikäli ilmoittautuminen järjestetään rekisterin avulla), jäsenmaksu- ja laskutustiedot, tiedot jäsenviestinnän toteutuksesta, muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot (”lisätiedot”) (Jäsenrekisterin tietosuojaseloste >>)
   – Uutiskirjeiden tilaaja: Nimi, sähköpostisoite
   – Uudet ja eroa pyytävät jäsenet: Nimi
   – Laskutusosoitteisto: Nimi, sähköpostiosoite, postiosoite
   – Tapahtuma- ja leiri-ilmoittautumiset: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
   – Vapaaehtoisrekisteri: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, yhdistyksen jäsennumero
   – Perhesuhdekeskuksen ajanvaraukset: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
   – Asiakastapaamiset, Perhesuhdekeskus: ei kerätä henkilötietoja. Kaikki tapaamisesta kertynyt nimetön, kirjallinen materiaali luovutetaan asiakkaalle tai tuhotaan asianmukaisesti tapaamisten päätyttyä.
   – Kumppanuusvanhemmaksi.fi-palvelu: nimi, sähköpostiosoite
   
2. Säännön mukaiset tietolähteet
   – Jäsenrekisteri: Uudet jäsenet täyttävät Flo Apps Oy:n toteuttaman jäsenkaavakkeen. Vanhojen jäsenten tiedot on tuotu vanhasta jäsenrekisteristä (Netti-Jäseri, Selkotieto Oy). Jäsenet pääsevät itse muokkaamaan tietojaan.
   – Uutiskirjeiden tilaajat: tiedot saadaan Mailchimp-sovelluksen uutiskirjeen tilauslomakkeiden kautta, surveypal-lomakkeella ja kumppanuusvanhemmaksi.fi-verkkosivun lomakkeella
   – Uudet ja eroa pyytävät jäsenet: Uudet jäsenet kerätään FloMembers-lomakkeen kautta, eroa pyytävät jäsenet ilmoittavat erosta sähköpostitse, näistä tiedot siirretään Excel-taulukkoon.
   – Laskutusosoitteisto muodostuu tapahtuma-, koulutus- ja leirilaskutettavista sekä kirjatilauksista, jotka kaikki kerätään pääsääntöisesti FloMember- ja Surveypal-kyselyinä ja siirretään sieltä Netvisoriin.
   – Vapaaehtoisrekisterin tiedot vapaaehtoisista kerätään vapaaehtoisilta itseltään Surveypal- ja Office365-kyselyinä ja siirretään sieltä Excel-taulukoihin.

– Perhesuhdekeskuksen ajanvarausten tiedot kerätään Office365:n bookings-sovelluksen kautta täytettävällä lomakkeella, josta tiedot siirretään perhetyöntekijän sähköiseen kalenteriin. Kalenterimerkinnät näkee perhetyöntekijän lisäksi ainoastaan Perhesuhdekeskuksen johtava asiantuntija ja toiminnanjohtaja.
– Kumppanuusvanhemmaksi.fi-palvelun tiedot kerätään kumppanuusvanhemmaksi.fi-sivustolla olevalla lomakkeella (hakupalveluun rekisteröityminen).

1. Tietojen säännön mukaiset luovutukset
   Excel-taulukot säilytetään Microsoftin O365 -pilvipalvelussa.
   Flo Apps Oy vastaa jäsenrekisterin henkilötietojen säilytyksestä.
   Visma Solutions Oy vastaa laskutusosoitteiston henkilötietojen säilytyksestä Netvisor-taloushallinto-ohjelmassa.
   Surveypal Oy, Flo Apps Oy ja Office365 vastavat tapahtumailmoittautumisten ja vapaaehtoisrekisterin säilytyksestä. Ilmoittautumistiedot ja vapaaehtoisrekisterin tiedot, joille ei enää ole käyttötarkoitusta, poistetaan vähintään vuosittain.
   
2. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Yhdistyksen keräämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Käytettävät ohjelmistoyhtiöt kuten Microsoft, Visma Solutions Oy, Flo Apps Oy ja Surveypal Oy takaavat henkilötietojen säilytyksen EU:n sisäpuolella.

Jäsenrekisterin kautta Seta ry:n uutiskirjeitä tilanneiden jäsenten tietoja siirretään Setan jäsenrekisterin tietosuojaselosteen >> mukaisesti.

1. Rekisterin suojauksen periaatteet
   Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa. Manuaalinen aineisto tuhotaan asianmukaisesti tapahtuman / käsittelyn päätyttyä.
   – Jäsenrekisteri: Rekisteri on käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattu. Jäsenten tietoihin on pääsy Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä sekä Seta ry:n nimeämillä käyttäjillä. Rekisterin suojauksen periaatteet kerrotaan rekisterin tietosuojaselosteessa >> Jäsenet pääsevät itse muokkaamaan omia tietojaan.
   – Uutiskirjeiden tilaajat: taulukko O365-pilvipalvelussa käyttäjätunnuksen ja salasanan takana, kaikilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä pääsy.
   – Uudet ja eroa pyytävät jäsenet: taulukko O365-pilvipalvelussa käyttäjätunnuksen ja salasanan takana, vain järjestösihteerillä ja toiminnanjohtajalla pääsy.
   – Laskutusosoitteisto: Netvisorin käyttäjätunnukset ja salasanat, vain järjestösihteerillä ja toiminnanjohtajalla pääsy.
   – Tapahtuma-, koulutus- ja leiri-ilmoittautumiset: Surveypalin ja FloMembersin käyttäjätunnukset ja salasanat, kaikilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä pääsy.
   – Vapaaehtoisrekisteri: Surveypalin ja Office365:n käyttäjätunnukset ja salasanat, kaikilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä pääsy.
   – Kumppanuusvanhemmaksi.fi-hakupalvelu: WordPressin käyttäjätunnukset ja salasanat. Kaikilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä ja palveluntarjoaja Muuks Oy:lla pääsy.

1. Tarkastusoikeus
   Jokaisella on oikeus tarkistaa kaikkiin Sateenkaariperheet ry:n rekistereihin tallennetut henkilötietonsa. Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen info@sateenkaariperheet.fi.
   Pyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa. Pyynnön esittäjän tulee tarvittaessa pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
   
2. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
   Jokaisella on oikeus vaatia Sateenkaariperheet ry:n rekistereihin tallennettujen virheellisten tai muuttuneiden henkilötietojen korjaamista. Pyyntö tulee esittää sähköpostitse osoitteeseen info@sateenkaariperheet.fi. Pyynnön esittäjän tulee tarvittaessa pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
   
3. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
   Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi, pyyntö henkilötietojen poistosta tulee esittää sähköpostitse osoitteeseen info@sateenkaariperheet.fi. Pyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa. Pyynnön esittäjän tulee tarvittaessa pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
   Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
   Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa. (Jäsenluettelo 11§ )